JAKA KASA? JAK KASOWAĆ ?

KOMENTARZ DO NOWEGO ROZP. MIN FIN. „W SPRAWIE KRYTERIÓW I WARUNKÓW TECHNICZNYCH, KTÓRYM MUSZĄ ODPOWIADAĆ KASY REJESTRUJĄCE ORAZ WARUNKÓW STOSOWANIA KAS PRZEZ PODATNIKÓW”.

Wspomniane w tytule Rozporządzenie Ministra Finansów jest wydawane w zaktualizowanej formie  przeciętnie co 5-7 lat. Ten akt prawny, znany pod potoczną nazwą „Rozporządzenie techniczne”, był bardzo oczekiwany przez firmy związane z produkcją, importem, sprzedażą i serwisem kas fiskalnych. Pierwsze Rozporządzenie w tej sprawie, obowiązujące od roku 1993, zawierało regulacje o dość uniwersalnym charakterze i jak pokazała rzeczywistość w pewnych szczególnych przypadkach mogły powstawać określone wątpliwości odnośnie ich interpretacji. Poza tym błyskawiczny postęp techniczny mający miejsce w branży komputerowej, (wszak kasa fiskalne jest swego rodzaju specyficznym komputerem) wymusza ciągłe dostosowywanie przepisów do możliwości coraz nowocześniejszych urządzeń. Najnowsze „Rozporządzenie techniczne” w precyzyjny sposób definiuje cechy, jakim powinny odpowiadać kasy fiskalne i zastosowane w nich oprogramowanie aplikacyjne. Najważniejsze z nich to:

 - każda kasa fiskalna pracująca jako jednostka autonomiczna, czy też jako część składowa systemu kasowego musi być wyposażona w moduł fiskalny, drukarkę paragonową, wyświetlacz lub monitor dla kupującego;

- pojemność pamięci fiskalnej musi wystarczać do zapewnienia zapisu minimum 1830 raportów fiskalnych dobowych, umożliwiać 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy, 30 zmian stawek podatku VAT; zapełnianie się pamięci fiskalnej musi być sygnalizowane z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem; likwidacja zapisów w pamięci fiskalnej jest niemożliwa także z powodu braku zasilania;

- obudowa kasy musi być zabezpieczona plombą ołowianą; - praca kasy musi być bezpieczna dla użytkownika-potwierdzeniem jest certyfikat uzyskania znaku bezpieczeństwa B;

- kasa musi posiadać zasilanie sieciowo-bateryjne lub bateryjne, które musi zapewnić uzyskanie wydruku minimum 200 paragonów (po 30 wierszy każdy) w czasie 48 godzin od zaniku zasilania sieciowego;

- kasy muszą rejestrować w pamięci fiskalnej dane o dacie fiskalizacji, dane podatnika ( w tym NIP), stawki podatku VAT przyporządkowane do nazw towarów i usług wg ścisłych oznaczeń literowych od A do G (A-23%, B-8%, C-0%, D-5%, G-zw.- stawki obowiązujące od 01-10-2011), wartość sprzedaży netto i brutto, kwoty podatku, numery i daty raportów fiskalnych i paragonów, numery i daty awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej;

- kasy muszą równocześnie sporządzać wydruki oryginałów i kopii paragonów i raportów;

- wysokość znaków na paragonie nie może być mniejsza niż 2,5 mm, ilość znaków w linii- nie mniejsza niż 17, zaś minimalna długość nazwy towaru stanowi 12 znaków;

- szerokość papieru stosowanego w kasie fiskalnej nie może być mniejsza niż 28 mm.

Powyższa lista cech określa warunki, jakie muszą spełnić urządzenia, które po wejściu w życie „Rozporządzenia technicznego” będą posiadały pozytywną decyzję Min. Finansów dopuszczającą je do obrotu na terenie RP. Wspomniane decyzje będą wydawane przez Ministerstwo na okres 3 lat. Po tym czasie producent lub importer urządzenia może wystąpić o ponowne poddanie kasy procesowi weryfikacji. Pozwoli to na dalszą ich sprzedaż i stosowanie przez podatników w przeciągu kolejnych 3 lat.

Parametry obecnych dziś na rynku urządzeń fiskalnych z reguły w znacznym stopniu przewyższają wymagania stawiane im przez przepisy. Wynika to z faktu stosowania przez producentów kas najnowocześniejszych rozwiązań technicznych dostępnych w dzisiejszej informatyce, ale też z zebranych przez nich doświadczeń i wiedzy o potrzebach i przyzwyczajeniach Użytkowników urządzeń fiskalnych. Stwarza to właścicielom placówek handlowych, planujących zakup kasy, komfortową sytuację, kiedy to mogą wybierać potrzebne urządzenia z szerokiej gamy. Tym bardziej, że coraz częściej kasy są specjalnie dostosowywane do charakteru pracy placówki handlowej. Można dziś spotkać kasy przeznaczone do pracy w restauracji, inne do sprzedaży biletów w autobusach, jeszcze inne znakomicie zdające egzamin w supermarketach, ale tez takie, które zapewnią komfort pracy na parkingu, czy też w handlu straganowym. Kupując kasę dla swojej placówki warto więc zasięgnąć porady sprzedawcy tych urządzeń i wymienić uwagi z właścicielami podobnych punktów sprzedaży, po to, by zakupiona kasa nie stała się zbędnym meblem, lecz by ułatwiała pracę właścicielowi sklepu i obsługującym ją kasjerom. Jest to o tyle istotne, że nowe „Rozporządzenie techniczne” nakłada na właścicieli kas szereg obowiązków, związanych ze stosowaniem tych urządzeń. Podatnicy używający kas fiskalnych muszą więc m.in.:

- rejestrować każdą sprzedaż oraz wydawać Klientowi oryginał paragonu;

- wykonywać dobowe raporty fiskalne po zakończeniu sprzedaży w danym dniu oraz raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca;

- weryfikacji poprawności pracy kasy- szczególnie w zakresie zastosowanego nazewnictwa towarów i usług oraz przyporządkowanych do nich stawek podatku VAT;

- zgłaszać bezzwłocznie serwisowi każdej nieprawidłowości pracy kasy

- umożliwiać kontrolę nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów;

- wykonywać co 6 miesięcy obowiązkowe przeglądy techniczne przez właściwy-przypisany do danego konkretnego urządzenia serwis;

- przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w Ustawie „Ordynacja podatkowa” zgodnie z Ustawą o rachunkowości;

- zgłaszać kasę w terminie 7 dni od jej fiskalizacji do właściwego Urzędu Skarbowego;

- naniesienia w sposób trwały na obudowie kasy nadanego przez US numeru ewidencyjnego;

- przechowywać książkę serwisową kasy w miejscu jej użytkowania, dokonywać w książce właściwych wpisów oraz udostępniać ją na żądanie właściwych organów i serwisu;

- po fiskalizacji kasy prowadzić wyłącznie sprzedaż w trybie fiskalnym, bez wykorzystania tzw. trybu szkoleniowego , co umożliwiają niektóre urządzenia.

Lista obowiązków Użytkowników kas jest, jak widać, dość długa. Najważniejsze zmiany w stosunku do poprzednio obowiązującego przepisu zostały powyżej zaznaczone przez podkreślenie. Istotną konkluzją jest wszakże fakt, iż z dniem 01.01.2000 całkowita odpowiedzialność za używane kasy spoczywa na ich właścicielu. Dotychczas obowiązująca zasada podziału odpowiedzialności pomiędzy użytkownika i serwis nie sprawdziła się w praktyce i często wywoływała wątpliwości w konkretnych sytuacjach. Obecny stan prawny eliminuje sporne kwestie w tym zakresie. Jest oczywistym, że właściciel kasy może zlecać określone czynności swojemu serwisowi i korzystać z jego doświadczeń, wiedzy i z pewnością spotka się tu z dużą życzliwością. Dobrze zorganizowany serwis kas, jakim dysponują z reguły bardziej doświadczeni dystrybutorzy urządzeń fiskalnych może zapewnić właścicielowi kas spokojny sen i dotrzymanie wymaganych terminów w przypadku zawarcia odpowiednich uzgodnień, czy umów związanych z obsługą serwisową. Nowe „Rozporządzenie techniczne” reguluje także warunki wykonywania serwisu kas fiskalnych. Za jego organizację odpowiada producent lub importer danego typu urządzeń i jakkolwiek szczegółowe warunki mogą nie być interesujące dla użytkowników kas, to na niektóre zasady warto zwrócić uwagę. Należą do nich:

- wykonywanie serwisu przez konkretne osoby (serwisantów) wymaga autoryzacji producenta lub importera kasy. Autoryzacja jest potwierdzana identyfikatorem ze zdjęciem. Identyfikator jest ważny przez 1 rok od jego wydania.

- Użytkownik kasy ani żadna osoba związana z Użytkownikiem jakimkolwiek stosunkiem umowy o pracę nie może wykonywać serwisu własnych kas Użytkownika.

- Dane identyfikacyjne serwisantów upoważnionych do wykonywania serwisu danej, konkretnej kasy muszą być wpisane do książki serwisowej. Dane te muszą być zgodne z informacjami zawartymi w liście serwisantów producenta (importera kas) oraz zgodne z ewidencją prowadzoną przez Urzędy Skarbowe. Serwisant zastępczy przystępując do usuwania awarii lub innych czynności serwisowych musi oprócz odpowiedniego identyfikatora posiadać każdorazowo pisemne upoważnienie, które zostaje wpisane i dołączone do książki serwisowej.

- Serwisant nie może dokonywać ingerencji w pamięć fiskalną kasy rejestrującej

- Serwisant na zlecenie podatnika dokonuje obowiązkowego przeglądu technicznego obejmującego kontrolę: stanu plomb i ich zgodności z zapisami w książce serwisowej i dokumentacji serwisu, stan obudowy kasy, czytelność dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę, program kasy, jego wersję, zgodność z zapisami w książce serwisowej, poprawność wydruku dokumentów fiskalnych, poprawność działania wyświetlacza klienta, stan płyty głównej, pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego pod kątem zgodności z dokumentacją konstrukcyjną kasy. Wynik przeglądu wraz z zaleceniami należy wpisać do książki kasy.

- Czynności serwisowe muszą być podjęte nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii przez Użytkownika.

- Wpisy w książce kasy dotyczące czynności serwisowych muszą być czytelne, czytelnie podpisane przez serwisanta i ostemplowane jego pieczęcią. Wpis powinien być także potwierdzony podpisem użytkownika . Przytoczone powyżej warunki wykonywania serwisu uległy zmianom w stosunku do stanu poprzedniego w niewielkim stopniu. Najistotniejszą różnicą jest ograniczenie czasu ważności identyfikatora serwisanta. Ma to zapewnić podwyższenie jakości obsługi serwisowej przez osoby, które będą stale podnosić swoje kwalifikacje. Zakaz sprawowania serwisu własnych kas ma wyeliminować niezręczne sytuacje i ew. podejrzenia o dokonywanie manipulacji przez Użytkownika. Fakt działania serwisanta na wyraźne zlecenie Użytkownika kasy jest ściśle związany z odpowiedzialnością za kasę spoczywającą na jej właścicielu. Wprowadzone w życie najnowsze „Rozporządzenie techniczne” w znacznym stopniu porządkuje sprawy związane z kasami fiskalnymi. Szczegóły zawarte w tym akcie prawnym pozwalają na określenie, która kasa i jej parametry są zgodne z obowiązującymi przepisami. W dobie gospodarki rynkowej, gdy wyboru dokonuje Klient, możliwe jest zapewnienie mu odpowiednio szerokiej gamy urządzeń. Daje to możliwość odpowiedzi na pytanie: „Jaka kasa?” Uregulowania w zakresie obowiązków podatnika i serwisu wskazują równocześnie jednoznacznie sposób korzystania z urządzeń fiskalnych, odpowiadając na pytanie: „Jak kasować?”.

Autor: Andrzej Kurowski